اشتباهات رایج در تهیه صورت های مالی| حسابداری

مشاوره و پاسخگويي به مشكلات كامپيوتر، حسابداري و موبايل، تماس از تلفن ثابت با شماره 9092305943 (تهران) و با شماره 9099071865 (ساير شهرها)
www.hamgampc.ir

اشتباهات رايج در تهيه صورت‌هاي مالي |حسابداري

در بعضي از شركت‌ها كه صورت‌هاي مالي نهايي تهيه مي‌شود، اشكالات عديده‌اي در آن صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آنها مشاهده مي‌شود كه بعضي از آن اشكالات عمده و بعضي هم جزئي است. در رابطه با اين اشكالات، موضوع عمده يا جزئي بودن آنها را

بايد كنار گذاشت.
صورت‌هاي مالي نهايي كه توسط امور مالي يك شركت تهيه مي‌شود، بايد عاري از هرگونه اشتباه، اعم از عمده، جزئي، ظاهري يا از نظر استانداردهاي حسابداري باشد. صورت‌هاي مالي نهايي منعكس‌كننده عملكرد مديريت يك شركت طي يك سال يا دوره مالي و در واقع

ويترين آن شركت است.

صورت‌هاي مالي كه توسط شركت‌هاي معتبر دنيا تهيه مي‌شود، با كيفيت بسيار بالا از هر لحاظ (كاغذ، حروفچيني، رنگها، طراحي، صفحه‌بندي، محتويات و …..) تهيه و به صورت كتابچه چاپ مي‌شود. در چنين گزارش‌هايي، كوچك‌ترين اشتباهي مشاهده نمي‌شود.

علل اين امر را مي‌توان مسووليت پذيري كساني دانست كه اين گزارش‌ها را تهيه مي‌كنند و همچنين به اعتبار اين شركت‌ها در جامعه مربوط مي‌شود. البته تهيه چنين گزارش‌‌هايي مستلزم تحمل هزينه‌هاي بالايي است و براي شركت‌هاي متوسط و كوچك نمي‌تواند توجيه‌پذير

باشد
و انتظاري هم از اين شركت‌ها نمي‌رود كه چنين هزينه‌هايي را متحمل شوند، ولي همان صورت‌هاي مالي كه توسط بعضي از شركت‌ها روي كاغذ معمولي و به صورت فتوكپي تهيه مي‌شود و به شكل بسيار ساده‌اي است، حداقل بايد به نحو صحيح و بدون هيچ‌گونه اشتباهي

باشند.
مي‌توان گفت اشتباهات متداولي كه در صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست بعضي از شركت‌ها مشاهده مي‌شود (اشتباهات ظاهري و نه از نظر استانداردهاي حسابداري)، به احتمال زياد در اثر بي دقتي، بي‌توجهي يا نداشتن آگاهي تهيه‌كنندگان آنها رخ مي‌دهد زيرا براي

آنها صورت‌هاي مالي نهايي و يادداشت‌هاي پيوست آنها فاقد ارزش چنداني بوده و تنها يك نوع رفع تكليف به حساب مي‌آيد. نمونه‌هايي از چنين اشتباهات به شرح زير است (البته موارد زير نمونه‌هايي از آن اشتباهات بوده و لزوما شامل كليه اشتباهات موجود در

صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن شركت‌ها نيست).

1 – اشتباه در نوشتن نام شركت. بيشتر موارد هم شخصيت حقوقي شركت (سهامي عام، سهامي خاص، با مسووليت محدود و ...) قيد نمي‌شود.

2 – اشتباه در نوشتن سال يا دوره مالي كه صورت‌هاي مالي در برگيرنده آن است.

3 – اشتباه در نوشتن فهرست مندرجات و اجزاي تشكيل‌دهنده صورت‌هاي مالي از قبيل سرفصل صورت‌هاي مالي، شماره صفحات و ...

4 – اشتباه در نوشتن اسامي و سمت اعضاي هيات مديره. گاه ديده مي‌شود كه اسامي هيات مديره سال قبل كه تعويض شده اند، نوشته مي‌شود.

5 – اشتباهات تايپي فراوان در بيشتر صفحات صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن.

6 – اشتباهات جمعي(رياضي) در بيشتر صفحات صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن.

7 – استفاده از علامت منها به جاي پرانتز در موارد كاهش مبالغ در صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن. علامت منها براي نمايش كاهش مبالغ در حسابداري، بي‌معني است و بايد از علامت پرانتز استفاده شود.

8 – استفاده از يك خط به جاي دو خط در ته جمع‌هاي صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن.

9 – مطابقت نداشتن نام سرفصل حساب‌ها در صورت‌هاي مالي با نام آنها در يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي.

10 – استفاده از نام‌هاي غيرمصطلح يا غلط براي سرفصل حساب‌ها در صورت‌هاي مالي.

11 – درج نشدن عباراتي نظير «جمع دارايي‌هاي جاري»، «جمع دارايي‌هاي غيرجاري، «جمع بدهي‌هاي جاري» و ... در صورت‌هاي مالي.

12 – درج نام سرفصل حساب‌هايي در صورت‌هاي مالي كه مانده آنها در پايان سال يا دوره مالي جاري و پايان سال يا دوره مالي مقايسه‌اي قبل صفر است.

13 – درج نشدن صحيح ارقام مقايسه‌اي سال يا دوره مالي قبل در صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن.

14 – درج نشدن عبارت «تجديد ارائه شده» در بالاي ستون ارقام مقايسه‌اي صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن در مواقعي كه تجديد ارائه‌اي صورت گرفته باشد.

15 – ننوشتن جمله «يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي جزء لاينفك صورت‌هاي مالي است» در ذيل صورت‌هاي مالي اساسي.

16 – اشتباه در درج شماره يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي در صورت‌هاي مالي اساسي.

17 – ننوشتن لغت «ريال» يا «ميليون ريال» و ... در بالاي ارقام صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن.

18 – در مواردي كه يك شركت در هر دو سال يا دوره مالي (سال يا دوره مالي جاري و سال يا دوره مالي مقايسه‌اي قبل) سود انباشته يا زيان انباشته داشته، در صورت‌هاي مالي عبارت «سود(زيان) انباشته» نوشته مي‌شود. در صورتي كه اين شركت در سال يا

دوره مالي جاري و سال يا دوره مالي قبل كه به صورت مقايسه‌اي ارائه شده، سود انباشته داشته باشد، ديگر نيازي به استفاده از لغت «زيان» نخواهد بود و كافي است كه نوشته شود: «سود انباشته».

19 – تايپ نشدن صحيح ارقام، طوري كه كليه يكان، دهگان، صدگان و ... آنها درست در يك ستون و زير هم قرار نمي‌گيرد.

20– جدا نكردن ارقام به صورت سه رقم، سه رقم از سمت راست توسط علامت(،) يا هر نوع علامت ديگري.

21 – استفاده نكردن از علامت‌هاي ويرگول(،)، نقطه (.) و ... در جاي‌هاي مناسب نوشته‌ها.

22 – ننوشتن شرح در مقابل بعضي از ارقام در صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن.

23 – ننوشتن جمله «از آنجا كه اجزاي سود و زيان جامع محدود به سود (زيان) خالص سال يا دوره و تعديلات سنواتي است، صورت سود و زيان جامع ارائه نشده است» در ذيل صورت سود و زيان در مواقعي كه به اين دليل صورت سود و زيان جامع ارائه

نمي‌شود.

24 – اشتباهات متعددي در «صورت جريان وجوه نقد» (غير از اشتباهات در محاسبات ارقام)، از قبيل نوشتن عبارت «اضافات در دارايي‌هاي ثابت مشهود» به جاي » وجوه پرداختي بابت خريد دارايي‌هاي ثابت مشهود» يا استفاده از عبارت «افزايش

سرمايه» به جاي استفاده از عبارت «وجوه حاصل از افزايش سرمايه» و اشتباهات ديگري از اين قبيل.

25 – اشتباهات در نوشتن تاريخچه فعاليت شركت، سال تاسيس، شماره ثبت، فعاليت اصلي و فرعي شركت و تعداد كاركنان.

26 – اشتباهات در نوشتن مبناي تهيه صورت‌هاي مالي.

27 – اشتباهات در نوشتن اهم رويه‌هاي حسابداري استفاده شده در شركت. براي مثال، اگر بهاي تمام شده موجودي مواداوليه به روش «ميانگين موزون» تعيين مي‌شود، نوشته مي‌شود كه از روش «اولين صادره از اولين وارده» استفاده مي‌شود.

28 – اشتباهات در نوشتن نرخ‌هاي استهلاك و روش‌هاي استهلاك مورد استفاده.

29 – در صورتي كه يك شركت از نرخ‌ها و روش‌هاي استهلاك موضوع ماده ??? قانون ماليات‌هاي مستقيم مصوب اسفند ماه ???? و اصلاحيه‌هاي بعدي آن استفاده مي‌كند، عبارت «استهلاك دارايي‌هاي ثابت مشهود با توجه به عمر مفيد برآوردي دارايي‌هاي

مربوط» در قسمت اهم رويه‌هاي حسابداري در رابطه با استهلاك دارايي‌هاي ثابت مشهود درج مي‌شود.

30 – اشتباهات در درج اقلام مقايسه‌اي سال يا دوره مالي قبل در يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي.

31 – مطابقت نداشتن مبالغ تشكيل‌دهنده يادداشت‌هاي جزء يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي با مبالغ يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي و همچنين اشتباهات در شماره عطف‌ها.

32 – در رابطه با حساب‌هاي دريافتني در يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي، هرگاه ذخيره مطالبات مشكوك‌الوصول در نظر گرفته نشده، ستوني براي اين منظور در نظر گرفته مي‌شود كه به هيچ وجه نيازي به اين ستون نيست.

33 – در رابطه با موجودي مواد و كالا هم مورد فوق وجود دارد. يك شركت ذخيره كاهش ارزش موجودي ندارد؛ ولي ستوني براي آن در يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي در نظر مي‌گيرد.

34 – اشتباهات متعدد در يادداشت مربوط به ذخيره ماليات از قبيل مبلغ سود(زيان) ابرازي، درآمد مشمول ماليات و ساير اطلاعات مندرج در اين يادداشت.

35 – اشتباهات در درج مقدار يا تعداد كالاي فروش رفته در طي سال يا دوره مالي مورد نظر.

36 – درج نشدن اقلام مقايسه‌اي براي بعضي از يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي.

37 – توجه نكردن به صفحه‌بندي متن كه به طرز شكيلي باشد.

38 – اشتباهات در شرح يادداشت‌هاي پيوست صورت‌هاي مالي.

علل وجود اشتباهات در تهيه صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن متعدد است و علاوه بر مواردي كه در فوق به آنها اشاره شد، شايد مهم‌ترين علت آن، نبود وجدان كاري باشد. يكي ديگر از علل اين اشتباهات اين است كه مسوولان تهيه صورت‌هاي مالي، در هر حال،

پاداش بستن حساب‌ها و ساير مزاياي مربوطه خود را دريافت مي‌دارند، چه اين صورت‌هاي مالي را به نحو خوب و مطلوب تهيه كنند و چه آنها را با صدها اشكال از انواع مختلف (ناقص و نامطلوب) ارائه دهند.

اگر مسوولان تهيه صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست اين شركت‌ها (بعضي از شركت‌ها) به خود زحمت دهند كه حتي براي يكبار، صورت‌هاي مالي و يادداشت‌هاي پيوست آن را بعد از تهيه و تايپ به دقت مطالعه و كليه مطالب فوق و ساير مطالبي را كه اصولا

ضروري است كنترل كنند، صورت‌هاي مالي اين شركت‌ها عاري از اشكالات ظاهري (اشكالات غيرمرتبط با استانداردهاي حسابداري و اشكالاتي كه در اثر عدم آگاهي ايجاد مي‌شود) خواهد بود.

حال اين سوال پيش مي‌آيد كه پس چرا بعضي از حسابدارها اين زحمت را به خود نمي‌دهند. به نظر اينجانب مساله اصلي موضوع نبود «وجدان كاري» است. وجدان يك حس ذاتي است و بايد در انسان وجود داشته باشد و قابل ايجاد نيست. در اينجا بايد از ساير روش‌ها

استفاده كرد كه از آن جمله مي‌تواند پرداخت نكردن پاداش بستن حساب‌ها، انواع توبيخ‌ها و در نهايت خاتمه دادن به خدمت آنها باشد؛ البته اين راه‌ها منجر به به وجود آمدن وجدان كاري نخواهد شد.